Regulamin

1. Uczestnicy zobowiązani są do podania swoich danych osobowych, tj. imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz aktualnego adres e-mail. Dane te są niezbędne do poprawnej organizacji imprezy i pozostaną jedynie do wglądu organizatora – nie będą one używane w celach innych (np. marketingowych) niż przy sporządzania dokumentacji imprezy i odpowiednich formalności organizacyjnych oraz ewentualnych celów statystycznych.

2. Dane wymienione w punkcie 1. muszą zostać podane poprzez stronę internetową.  

3. Wpłata uiszczana przez uczestnika jest darowizną bezzwrotną, lecz może być odstąpiona na rzecz innego uczestnika.  

4. Gdakon jest imprezą zamkniętą i Organizator ma prawo do odmowy uczestnictwa danej osoby bez podania przyczyny.  

5. Wszelkie należności finansowe muszą zostać uregulowane w odpowiednich terminach (podanych w panelu uczestnika), jednak nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem Gdakonu, chyba że postanowiono inaczej. W przypadku braku uregulowania płatności w odpowiednim terminie organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia wybranych dodatków konwentowych, rezerwacji miejsca w hotelu bądź też skreślenia z listy uczestników.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do tygodniowego okresu przygotowania wszelkich dokumentów wymaganych przez Ambasadę Polską w celu otrzymania wizy uprawniającej do pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.  

7. Nocleg w Hotelu Faltom jest opłacany bezpośrednio przez uczestników konwentów poprzez wpłatę na konto bankowe hotelu (w przypadku, gdzy uczestnik zdecydował się na nocleg w Hotelu Faltom).

8. Wybór pokoju na stronie internetowej może zostać zmieniony przez organizatora, gdy:

• pokój zostanie wyłączony z użytku z przyczyn technicznych

• uczestnik nie wpłacił całości wymaganej kwoty w określonym terminie na konto hotelu

1. Rozróżnia się następujące rodzaje uczestnictwa:  

• uprawniająca do wejścia na teren osoby pełnoletniej, ale bez prawa do noclegu w hotelu,  

• uprawniająca do wejścia na teren imprezy oraz gwarantująca nocleg w hotelu 

2. W pozostałych sprawach prawa i obowiązki uczestników są równe, bez rozróżnienia na rodzaj uczestnictwa.  

1. Na terenie Gdakonu mogą przebywać jedynie osoby posiadające identyfikator wydany przez organizatorów oraz obsługa hotelu.  

2. Identyfikatory mają na celu sprawne i szybkie rozpoznawanie uczestników oraz niedopuszczenie osób trzecich do udziału w konwencie. Służą one zarówno celom organizacyjnym, jak i zapewnienia wszystkim bezpieczeństwa. Dlatego też należy nosić je w miejscu widocznym.  

3. Na identyfikatorze znajduje się informacja dotycząca rodzaju uczestnictwa posiadanej przez uczestnika imprezy.  

4. Osobom nie będące w stanie okazać identyfikatora zostaną natychmiast usunięte przez służby porządkowe.  

5. Awatar na identyfikatorze nie może przedstawiać treści obscenicznych, powszechnie uważanych za obraźliwe bądź wulgarnych. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do spełniania owych wymogów przez swój awatar, proszę się śmiało skontaktować z organizatorami w celu omówienia tej kwestii.  

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez uczestników na ciele, mieniu i umyśle.  

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione oraz za uszkodzenia pojazdów pozostawionych na parkingu znajdującym się przy ośrodku. Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy.  

3. Zabronione jest wnoszenie na teren Gdakonu:  

• przedmiotu niebezpiecznego w rozumieniu Kodeksu Karnego  

• broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji  

• broni pneumatycznej (ASG, paintball)  

• amunicji do wyżej wymienionych  

• broni białej (z wyjątkiem noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej)  

4. Przedmioty wymienione w punkcie poprzednim wolno wnosić po uzyskaniu zgody głównego organizatora konwentu, jeśli przedmioty te są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu.  

5. Uczestnicy Gdakonu są zobowiązani do zachowania czystości i porządku na jego terenie oraz na terenie przynależącym do ośrodka w trakcie trwania konwentu.  

6. Na terenie imprezy spożywanie alkoholu dozwolone jest tylko w miejscach wyznaczonych przez Organizatora.  

7. Na terenie ośrodka palenie tytoniu dozwolone jest w miejscach do tego wyznaczonych.  

8. Na terenie Gdakonu obowiązuje całkowity zakaz zażywania, posiadania oraz rozprowadzania wszelkich środków odurzających i psychotropowych zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii.  

9. Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub psychotropowych mogą zostać usunięte z terenu imprezy przez Organizatora bądź personel hotelu.  

10. Każdy uczestnik Gdakonu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania się zgodnie z zasadami savoir vivre.

11. Osoby biorące udział w konwencie zobowiązane są do współpracy i podporządkowania się decyzjom Organizatora oraz personelu hotelowego. 

12. Przed opuszczeniem konwentu prosimy, by każdy uczestnik nocujący na terenie ośrodka w obecności organizatora zdać pokój. Prosimy również by w miarę możliwości pokój był zdawany w stanie czystym i schludnym.  

13. Na terenie basenu hotelowego niedozwolone jest używanie wszelkich nadmuchiwanych akcesoriów, zabawek oraz materacy.

14. Na terenie hotelu (w tym: lobby, pokoi, korytarzy, sal konferencyjnych, strefy SPA) zabronione jest posiadanie zwierząt.

15. Karą za nieprzestrzeganie regulaminu jest:  

• Ustne ostrzeżenie,  

• Usunięcie z terenu imprezy bez zwrotu kosztów.   

15. W przypadkach podejrzenia złamania prawa, Organizator powiadomi odpowiednie służby  

1. Organizator na czas trwania konwentu powołuje Służbę Porządkową.  

2. Organizator ustala jej skład, zadania, przydziela środki techniczne.  

3. Służbą Porządkową dowodzi Organizator lub osoba przez niego wyznaczona.  

4. Głównym zadaniem Służby Porządkowej jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom konwentu w czasie jego trwania wszędzie tam, gdzie znajdują się jego uczestnicy. Organizator ani Służba Porządkowa nie biorą odpowiedzialności za bezpieczeństwo osób, które samowolnie opuściły teren konwentu/grupę zwartą.  

1. Przedstawiciele podmiotów mających status “Organizator” lub “Współpraca”, biorący czynny udział w organizacji nie są upoważnieni do brania udziału w konkursach i turniejach przeprowadzanych przez te podmioty podczas trwania konwentu.  

2. Organizator nie jest zobowiązany do zapewnienia alternatywnego środka transportu na miejsce odbywania się punktów programowych w wypadku, gdy uczestnik spóźni się na wyznaczoną godzinę odjazdu autokaru.

3. Uczestnicy konwentu mają zakaz wypowiadania się w mediach na temat imprezy bez wcześniejszej zgody Organizatora.  

4. Wszystkie materiały reklamowe, których obecność na terenie Gdakonu nie została uzgodniona z Organizatorem Gdakonu, zostaną usunięte wraz z rozprowadzającymi je osobami.

VIII. Przetwarzanie danych osobowych

1. Dane uczestników przetwarzane są przez Fundację Cogitavi, reprezentowaną przez Pawła Butylińskiego (e-mail: pawel.butylinski@gdakon.pl).

2. Dane uczestników będą udostępnione na rzecz Hotelu Faltom (zlokalizowanego w Rumii, Polska).

3. Dane te będą przetwarzane w celu zarządzania uczestnikami konwentu Gdakon oraz ich ewentualnych rezerwacji w hotelu.

4. Okres przechowywania danych mija miesiąc po zakończeniu konwentu (10 kwietnia 2020r.)

5. Każdy uczestnik ma prawo do zaprzestania przetwarzania jego danych osobowych i usunięcia ich z systemu poprzez anulowania uczestnictwa w konwencie.

6. Dane uczestników nie będą udostępniane jednostkom znajdujących się poza terytorium Polski bądź też Unii Europejskiej.